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Una breve guida al Project Management

Abstract

This short paper is a summary about what is project management and because it is important to apply a correct methodology to manage a project. The authors (PMP certified) focus on the five process groups (Initiating, planning, execution, monitoring and controlling, closing) according to the PMI standard. Managing projects well produces many advantages for a company. Few words are reserved for Agile methodology alternative to Traditional one.

Cos’è il Project Management

In un mondo dove le modalità di lavoro stanno cambiando anche la metodologia di organizzazione dei progetti deve essere rivoluzionata. Gestire i progetti è oggi uno degli aspetti più importanti all’interno di qualsiasi azienda, al punto di divenire uno dei fattori fondamentali per il suo corretto funzionamento. Per questo, definire cosa sia il project management ed in cosa consista il lavoro di project manager è diventata, negli ultimi anni, un’esigenza sempre più crescente.

Nonostante le sue radici giungono fino ad antiche pratiche, solo negli ultimi decenni il project management è apparso sempre di più come un elemento essenziale per qualsiasi iniziativa concreta di sviluppo di business. Nell’era della globalizzazione, dove le aziende cercano continuamente di acquisire un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, occuparsi di project management è divenuto anche una chiave di successo.

Project Management

Nonostante le sue radici giungono fino ad antiche pratiche, solo negli ultimi decenni il project management è apparso sempre di più come un elemento essenziale per qualsiasi iniziativa concreta di sviluppo di business. Nell’era della globalizzazione, dove le aziende cercano continuamente di acquisire un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, occuparsi di project management è divenuto anche una chiave di successo.

A differenza dei responsabili di funzione o di business unit, i project manager non devono solo gestire specifiche aree, ma sono chiamati a svolgere un lavoro decisamente più complesso, supervisionando un progetto in tutti i suoi aspetti, con la garanzia che esso sia in grado di rispettare gli obiettivi stabiliti e i vicoli di tempo, budget e risorse.

Perché un progetto abbia successo, i project manager devono essere professionalmente esperti e abili nello svolgimento di tutta una serie di attività, conseguendo magari delle certificazioni che meglio li qualificano nell’esercizio di questo ruolo impegnativo. Inoltre, devono possedere anche un mix di capacità analitiche e gestionali per quanto riguarda i rapporti organizzativi. Un soggetto, che riesce a saper controllare questa complessità, può ricevere dal project management un grosso contributo allo sviluppo professionale ed alla crescita della sua carriera.

Processi e fasi di project management

La Project Management Body of Knowledge (PMBOK) è una guida, pubblicata dal Project Management Institute (PMI), con lo scopo di documentare e standardizzare le pratiche comunemente accettate di project management. Questa guida non propone una metodologia (ovvero una sequenza di processi e di strumenti che il personale dedito alle attività di project management “deve” seguire rigorosamente) ma uno standard (ovvero un documento formale che descrive norme, processi, metodi e pratiche consolidate). La Guida   descrive:

  • 5 gruppi di processi, (Process groups: Initiating, Planning, Execution, Monitor and Controlling, Closing), definendoli come un insieme di azioni correlate e di attività svolte per ottenere un determinato prodotto, risultato o servizio.
  • 10 Aree di conoscenza (Knowledge areas): Integration management, Scope management, Schedule management, Cost management, Quality management, Resource management, Communication management, Risk management, Procurement management, Stakeholder management

È bene ricordare che i 5 gruppi di processo hanno chiare dipendenze e sono in genere eseguiti nello stesso ordine in ogni progetto, nonché dipendenti dalle aree applicative.

Fasi Project Management
Initiating

I processi di avvio:

  • si autorizza formalmente l’inizio di un nuovo progetto o una nuova fase di progetto, per questo si approva il Project charter e si procede a nominare il project manager;
  • le aspettative degli stakeholder si allineano con lo scopo del progetto, fornendo loro visibilità circa l’ambito e gli obiettivi.
Planning

I processi di pianificazione:

  • stabiliscono l’impegno totale, dettagliano e rifiniscono gli obiettivi (stabiliti nell’initiating), sviluppando azioni atte a raggiungerli,
  • delineano la strategia e le tattiche per completare con successo il progetto o la fase,
  • sviluppano il Project management plan e i Project document che saranno usati per eseguire il progetto.
Execution

I processi di esecuzione:

  • Comprende i processi utilizzati per portare a termine il lavoro definito nel Project management plan.
  • coinvolge il coordinamento delle persone e delle risorse, la gestione delle aspettative degli stakeholder, oltre all’integrazione e esecuzione delle attività del progetto in conformità con il Project management plan.
Monitoring and controling

Questo gruppo di processi:

  • monitora, rivede e regola i progressi e le prestazioni del progetto,
  • seleziona eventuali aree in cui sono richieste modifiche al piano, e avvia le relative modifiche, individuando gli scostamenti dal Project management plan, misurando e analizzando le prestazioni del progetto, ad intervalli regolari, in eventi specifici o in condizioni di eccezione.
Closing

I processi di chiusura vengono eseguiti:

  • per concludere tutte le attività in tutti i gruppi di progetto di project management per completare formalmente il progetto, la fase o gli obblighi contrattuali,
  • per stabilire formalmente la chiusura del progetto laddove si decide di concluderlo prematuramente. Ci riferiamo a progetti interrotti (aborted), progetti annullati (cancelled) e i progetti che si trovano in una situazione critica.

Molte persone tendono a confondere le fasi del project management con i gruppi di processo appena elencati. La differenza è invece notevole. Le fasi nel project management costituiscono gruppi di attività che producono determinati risultati o prodotti del progetto. In genere, le fasi sono specifiche per ogni settore industriale e sono state definite nel corso degli anni con l’intento di creare un approccio ripetibile per produrre in modo efficiente prodotti, servizi o risultati. Ad esempio i progetti nel settore dell’edilizia sono articolati in pianificazione, approvazione, progettazione, appalto, infrastrutturazione e costruzione.

I vantaggi

Di seguito alcuni dei principali vantaggi nell’adottare un’organizzazione ed una metodologia nella gestione dei progetti:

  • Ridurre i costi non necessari, efficientare le risorse ed il tempo a disposizione, eliminando gli sprechi.
  • Garantire una maggiore soddisfazione dei principali stakeholder.
  • Un aumento della reputazione per l’organizzazione che sviluppa progetti a fronte dei successi ottenuti e quindi maggiore capacità di cogliere nuove opportunità di business
  • Migliore capacità di prevedere e gestire i possibili rischi con strategie di risposta mirate e non improvvisate.
  • Migliore qualità per via della ridotta possibilità di errore che consente di concentrare le energie per favorire l’innovazione ed il miglioramento dei processi di delivery.

Agile: un metodo alternativo

Applicare una metodologia di project management deve tener conto della realtà operativa e soprattutto delle caratteristiche dei deliverable da sviluppare.

Gestire lo sviluppo incrementale di un software è diverso dalla costruzione di un ponte. L’approccio Agile è indicato quando occorre gestire progetti in cui non possono essere applicate tecniche di pianificazione e stima accurate all’avvio del progetto perché non tutte le informazioni sono disponibili in quel momento. In questo ciclo si prevedono molte iterazioni (Iteration o Sprint) nel progetto e lo scope è dettagliato per ciascuna iterazione solo quando essa sta per iniziare (approccio As Late As Possible ALAP o Just In Time). Il valore del progetto viene rilasciato durante tutto il progetto perché ogni iterazione rilascia qualcosa di funzionante sebbene limitato a piccole funzionalità.

Il tema è abbastanza complesso per essere spiegato in poche righe ma potremmo concludere che ogni volta che occorre generare un prodotto con un’ampia gamma di varianti (gli americani connotano questa situazione con la condizione “scope not fixed”) la metodologia Agile può essere di aiuto.

Bibliografia di riferimento

Marino Antonio; International Project Management Standard: Guida all’acquisizione delle credenziali PMP® e CAPM® del PMI®, Roma 2018

Marino Antonio; Agile Project Management: Guida alla preparazione per acquisire la credenziale PMI-ACP® del PMI®, Roma 2016

Orfei Stefano e Marino Antonio; Il Professionista di Business Analysis: Guida alla certificazione PMI-PBA®, Roma 2018

Project Management Insititute; Project management body of knowledge, 6th edition, Pennsylvania 2017

Biografia autori

*Antonio Marino è un senior consultant/trainer/coach che opera all’interno delle metodologie Traditional ed Agili di Project Management. Nella sua carriera ha formato centinaia e centinaia di candidati sul Project Management e per l’acquisizione delle credenziali rilasciate PMI®. È in possesso della credenziale PMP® del PMI di cui è membro. Nel 2011 primo italiano ad acquisire la credenziale PMI-ACP® e dal 2012 supporta il PMI®, come reviewer, della Guida al PMBoK. Nel 2017 ha acquisito le certificazioni come Project manager e ICT Project manager ai sensi rispettivamente delle norme UNI 11648:2016 e 11506:2013.

Ha già pubblicato:

  • 2008 – Nuove tecniche per progetti estremi. La gestione sostenibile dei progetti complessi. Franco Angeli
  • 2016 – Agile Project Management. Guida alla preparazione per acquisire la credenziale PMI-ACP. Amazon
  • 2018 – Il Professionista di Business Analysis: Guida alla certificazione PMI-PBA. Amazon
  • 2018 – International Project Management Standard: Guida all’acquisizione delle credenziali PMP® e CAPM® del PMI®, Amazon

 

*Emanuele Rizzo, nel 2016 ha conseguito un Executive Master Business Administration presso MIP Business School Politecnico di Milano e una specializzazione in Finance e Risk Management presso Audencia Business School of Nantes. È in possesso della credenziale PMP® del Project Management Institute di cui è membro Certificato PMP.

Ha lavorato come PM in Sviluppo Economico e Sociale del Mediterraneo – Fondazione Roma Holding, negli USA per EF International School of Chicago MIP Politecnico di Milano Business School. Ha lavorato all’implementazione del Sistema di Gestione dei Rischi per «Milano Serravalle». Attualmente collabora come PM-Trainer per ACT Point e come docente integrativo in Economia Politica ed Economia di Progetto presso LUISS Guido Carli di Roma.